Správa e-mailové schránky

Do e-mailové schránky můžete přistupovat dvojím způsobem:

1. Poštovním klientem jako MS Outlook, Apple Mail, Thunderbird apod., pomocí protokolu např. POP3s a IMAP3.
   Návody nastavení poštovního klienta najdete v nápovědě Nastavení poštovního klienta.
2. Přes webové rozhraní (webmail). Informace o používání webmailu najdete na stránce Webmail.

Pro přístup k Vaší poště doporučujeme používat poštovního klienta, webmail je pouze doplňkový nástroj. Odkazy na některé poštovní klienty dostupné zdarma uvádíme na stránce Doporučený software.

Založit novou e-mailovou schránku můžete v klientské sekci ve správě dané domény v části E-maily. Při zakládání schránky máte možnost zvolit přístupové heslo do této schránky a nastavit některé další vlastnosti schránky. Ty je možné kdykoliv později změnit.

Na každé doméně je několik speciálních schránek, které jsou určeny pro technicko-administrátorské účely související s provozem e-mailů. Schránku mailer-daemon není možné vytvořit, schránky postmaster a hostmaster existují vždy (vyžadují to internetové standardy), ale běžně nejsou přístupné uživatelům. Je ale možné je zpřístupnit vytvořením dané schránky v klientské sekci.

Při přechodu od jiného poskytovatele může být užitečný náš nástroj pro automatický přenos zpráv. Bližší informace najdete v článku Přenos e-mailů.

Změnou nastavení e-mailové schránky je změna přístupového hesla, nastavení přesměrování či kopií příchozích zpráv, antispamu, velikosti schránky, SMS notifikace nebo automatické odpovědi.

Změny nastavení schránky je možné provádět na dvou místech:

1. V klientské sekci, do níž má přístup správce služeb na dané doméně. Ve správě dané domény v části E-maily je stránka pro změny nastavení k dispozici po kliknutí na ikonu editace. Kliknutím na ikonu smazání je schránka zrušena (a všechny zprávy v ní uložené smazány).
2. Na stránce pro správu jedné e-mailové schránky na adrese https://muj.cesky-hosting.cz/email/. Přístup do správy je zde podmíněn zadáním přístupového hesla dané schránky, lze zde měnit všechny vlastnosti schránky, kromě velikosti kvóty. Schránku zde také není možné smazat.

Příchozí zprávy můžete přesměrovat na jinou e-mailovou adresu. V takovém případě je zpráva ihned po přijetí přeposlána na cílovou adresu a do přesměrované schránky vůbec není uložena. Schránku takto můžete přesměrovat i na více adres současně.

Pokud při nastavení přesměrování zaškrtnete volbu Nechat kopii na serveru, došlý e-mail bude kromě přeposlání na zadané adresy také ponechán v dané schránce na serveru.

U e-mailových schránek umožňujeme definovat jejich velikost. To využijí zejména správci domén, na kterých je větší množství e-mailových schránek a je třeba předejít překročení vyhrazené diskové kvóty a tím znefunkčnění služeb.

Výchozí velikost každé schránky je 2 000 MB. Zároveň je také omezen počet zpráv (souborů) uložených v jedné schránce (na 20 000) a ve všech schránkách na dané doméně dohromady (standardně 200 000). Změna velikosti schránky se provádí v klientské sekci, ve správě domény v části E-maily v editaci příslušné schránky. Limit na počet souborů se automaticky upravuje přímo úměrně velikosti schránky.

V případě, že schránka či doména vyčerpá přidělenou kvótu na velikost nebo počet souborů, další zprávy nejsou přijímány a odesílatelé obdrží hlášení o nedoručení zprávy z důvodu plné schránky příjemce. Poštovní systém uživatele automaticky varuje při vyčerpání 95 % prostoru nebo počtu souborů v dané schránce a také při úplném vyčerpání prostředků.

U e-mailové schránky si můžete nastavit automatickou odpověď, tuto funkci využijete třeba v případě, že chcete odesílatele informovat o své delší nepřítomnosti (např. dovolená). Text, který zadáte, je pak automaticky zaslán jako odpověď na příchozí zprávu. Interval opakovaného odeslání automatické odpovědi stejnému odesílateli je možné nastavit v rozmezí 15 minut - 30 dnů. Pokud si tedy například nastavíte interval 30 minut a jeden odesílatel zašle dvě zprávy v rozmezí 10 minut, dostane pouze jednu automatickou odpověď. Aktivace automatické odpovědi je provedena po zaškrtnutí příslušné volby ve formuláři. Text odpovědi si můžete v systému nechat uložený i když automatickou odpověď zrovna nepoužíváte, a použít jej později.

U e-mailové schránky umožňujeme nastavit notifikaci příchozí zprávy přes SMS. Tato funkce zašle na zadanou adresu (či adresy) upravenou kopii příchozího e-mailu. Přeposílaná zpráva je zkrácena a obsahuje pouze informativní údaje. Zpráva není poslána v případě e-mailu označeného naším systémem jako spam, nebo v případě zprávy, která se vrátí do Vaší schránky a informuje o nemožnosti doručení na nějakou cílovou adresu.

E-mailovou adresu, která odpovídá Vašemu telefonnímu číslu, je třeba zjistit u Vašeho mobilního operátora. Operátoři mají většinou nastaven denní limit pro maximální počet takto odeslaných SMS, takže se může stát, že ne všechny notifikace Vám budou doručeny.

Filtrováním příchozích zpráv se myslí automatické provedení nějaké akce na základě předem definovaných pravidel. Může to být například přesun zprávy od konkrétního odesílatele do určité IMAP složky, přeposlání specifické zprávy nebo automatická odpověď. Filtrování je možné řešit dvojím způsobem:

Filtrování v poštovním klientovi

Filtry jsou obvyklou součástí funkcionality běžných poštovních klientů (tj. programů jako Outlook, Thunderbird, Apple Mail apod.). Filtry se v tomto případě provádějí, když je daný software spuštěn, a připojen do schránky.

Filtrování na serveru

Filtrování je také možné nastavit přímo na poštovním úložišti, akce se pak provede jako součást ukládání nové zprávy do schránky. Na serverech používáme filtrování pomocí standardu Sieve. Nastavit pravidla je možné buď z webmailu (Nastavení → Filtry → managesieve), nebo libovolného poštovního klienta, který se Sieve umí pracovat. Například pro Thunderbird k tomu existuje rozšíření.
Nastavení týkající se doručování provedená v klientské sekci (přesměrování, automatická odpověď nebo SMS notifikace) mají přednost, tzn. provedou se před Sieve filtry.

Filtry doporučujeme používat pouze zkušeným uživatelům! Nevhodné nastavení může vést i ke ztrátě přijaté zprávy.

E-mailový koš zachytává zprávy, které jsou adresovány do neexistujících schránek na příslušné doméně. Umožňuje tak přijmout i zprávy, které by jinak byly odmítnuty z důvodu neexistence cílové schránky. Tuto funkci můžete aktivovat v klientské sekci, ve správě příslušné domény v části E-maily.

Používání e-mailového koše zvyšuje riziko přijímání zvýšeného objemu nevyžádané pošty (spamu).

Všechny e-mailové schránky v našich poštovních systémech jsou automaticky dostupné jak protokolem POP3, tak IMAP. Pro oba se používá stejné jméno serveru příchozí pošty, bližší informace k nastavení uvádíme na stránce Nastavení poštovního klienta. Následují užitečné informace týkající se protokolu IMAP.

Automatické mazání zpráv

Na poštovních úložištích máme nastaveno automatické promazávání IMAP složek Trash, INBOX/Odpad a Junk, odstraňovány z nich jsou zprávy starší 30 dnů. Tyto složky obvykle vytvoří poštovní klient nebo webmail při prvním přihlášení, používány jsou pro ukládání smazaných zpráv resp. zpráv označených jako spam. V poštovních klientech obvykle bývají označeny jako Koš, Spam resp. Nevyžádaná, nebo podobně. Tyto složky také nejsou zálohovány.

Rozšířené možnosti protokolu IMAP

• Naše IMAP servery podporují rozšíření IDLE, které zajišťuje, že server okamžitě informuje připojeného klienta o příchozí zprávě (tedy i mimo obvyklé pravidelné intervaly kontroly).
• Podporujeme sdílení IMAP složek mezi různými schránkami na jedné doméně.
• K dispozici je i zjišťování informací o kvótě schránky.

E-mailovou schránku je možné zrušit v klientské sekci, ve správě příslušné domény, v části E-maily.

V rámci zrušení schránky budou smazány všechny zprávy v dané schránce, a bude zrušen přístup pro odesílání zpráv. Schránka také bude automaticky odstraněna z nastavení jiných schránek či domén v našem poštovním systému, u nichž figuruje jako cíl přesměrování či posílání kopií, nebo e-mailový koš.